Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 3 november 2020

Privacyverklaring Muziekvereniging Caecilia

Via de ledenadministratie en de website van Muziekvereniging Caecilia (hierna: de vereniging) worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. De vereniging acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

  • Duidelijk vermeld wordt voor welke doeleinden de vereniging persoonsgegevens verwerkt. Dat gebeurt via deze privacyverklaring;
  • Het verzamelen van persoonsgegevens beperkt wordt tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • De vereniging om uitdrukkelijke toestemming vraagt om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin je toestemming is vereist (ledenovereenkomst);
  • De vereniging je gegevens niet doorgeeft aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer de vereniging daar wettelijk toe verplicht is;
  • De vereniging passende beveiligingsmaatregelen neemt om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat de vereniging dit ook eist van partijen die in opdracht van de vereniging persoonsgegevens verwerken;
  • De vereniging je recht, om jouw persoonsgegevens op aanvraag bijvoorbeeld ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen, respecteert.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens we verzamelen en gebruiken en met welke doelen. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het aanmelden als lid, instructeur, opleider, donateur, sponsor of leerling bij de vereniging, bij het bezoeken van onze website, het starten van een proefperiode, het aanvragen van informatie, het invullen van de contactpagina, of via andere wijze van benaderen van de vereniging, laat je bepaalde persoonsgegevens bij ons achter. Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij vragen en gebruiken uitsluitend die persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn in de uitvoering van onze taken.

Wij gebruiken de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Ingangsdatum lidmaatschap;
  • Einddatum lidmaatschap;
  • Overige contactgegevens;
  • Muzikaal opleidingsniveau en afdeling waarin wordt gespeeld;
  • Betaalgegevens;
  • Gegevens instrument (soort, identificatie en eigendom);
  • Overige gegevens die je aan ons verstrekt;

Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het verlenen van toegang tot (het besloten deel) van onze website www.caeciliaschipluiden.nl en/of www.knotwilgen.nl;
  • Het gebruik maken van functionaliteiten op onze website;
  • Het voeren van de ledenadministratie;
  • Het berekenen en factureren van de verschuldigde contributies, donaties, sponsorbijdragen en andere bijdragen;
  • Het opnemen van contact als hierom wordt verzocht;
  • Het bijhouden van het instrumentenbestand (eigendom, soort, identificatie, verzekering en ouderdom);
  • Toezending van verslagen en nieuwsbrieven zoals de Notenboot;
  • Opname in appgroepen/telefoonlijsten indien dat wenselijk is;
  • Het inventariseren van de opkomst bij repetities en optredens;
  • Het bijhouden van verjaardagen, jubilea en reünies;
  • Het opnemen van telefonisch contact aangaande de proefperiode;
  • Het verbeteren en evalueren van onze prestaties en diensten;
  • Het op de hoogte houden van ontwikkelingen rondom onze optredens, repetitiebezoeken en festiviteiten.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, jouw persoonsgegevens te beperken. Zo maken wij gebruik van strikte veiligheidsprocedures en toegangscontrole voor de digitale bestanden en worden papieren documenten met persoonsgegevens afgesloten bewaard. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor die mensen die de toegang strikt voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Naast het voor de gegevens verantwoordelijk gestelde bestuurslid, hebben de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de vereniging inzage in de gegevensverzamelingen. Al deze functionarissen hebben een geheimhoudingsverklaring afgegeven. Voor zover nodig voor de uitvoering van hun taken hebben leden van de Harmonieorkestcommissie en Jeugdorkestcommissie gedeeltelijke inzage in de voor hun taken noodzakelijke persoonsgegevens. Ook deze commissieleden hebben een geheimhoudingsverklaring afgegeven.

Vertrouwelijkheid & verstrekking aan derde partijen

Wij gaan vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de ledenovereenkomst of wij dit op basis van de wet mogen of moeten.

Facebook

Wij hebben verder geen invloed op het gebruik van de data door Facebook en/of derden. Lees de privacyverklaring van Facebook (welke regelmatig kan wijzigen) om te weten wat zij met je (persoons)gegevens doen die zij verwerken.

Wij zullen terughoudend zijn met het plaatsen van persoonlijke informatie op onze Facebookpagina’s evenals de beelden die we daarop plaatsen. Via de ledenovereenkomst kunt u ons toestemming geven om uw beeldmateriaal te gebruiken op onze Facebook-pagina’s, krantenpublicaties en/of de website.

De informatie die Facebook verzamelt via onze Facebookpagina wordt overgebracht naar en door Facebook opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Facebook stelt zich te houden aan meerdere raamwerken van zelfregulering, waaronder het EU-US Privacy Shield.

Websites van derden

De privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen dan ook niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij adviseren je om de privacyverklaring van de websites van derden te lezen voordat je deze websites bezoekt, of daar persoonsgegevens invult, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze activiteiten wijzigen moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Je hebt de volgende rechten:

  • Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
  • Inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
  • Het laten corrigeren van fouten;
  • Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
  • Intrekken van toestemming;
  • Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen je vragen om je te identificeren. Voor leden onder de 18 jaar zijn de genoemde rechten voorbehouden aan hun wettelijke vertegenwoordiger(s).

Rustig nalezen?

Wil je deze verklaring nog eens rustig offline nalezen? Download dan hier de pdf.

Klacht indienen

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Neem voor vragen/opmerkingen gerust contact op met het secretariaat van de vereniging, zie daarvoor de pagina Contact.